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Betriebskostenabrechnung – Mögliche Fallstricke kennen und vermeiden

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Wer ein Mietobjekt bewohnt oder über Immobilienbesitz in einer Eigentümergemeinschaft verfügt, erhält jährlich eine Abrechnung über die Betriebskosten. Darunter fallen unter anderem Gebühren für die Abfallentsorgung, Hausversicherung, Grundsteuern, Kosten für Wartungsarbeiten und ggfs. für den Hausmeister. Generell sind diese vom Hauseigentümer zu tragen, jedoch ist es allgemein üblich, sie auf die Mieter umzulegen. In der Regel zahlt man mit der Monatsmiete einen festgesetzten zusätzlichen Betrag. Nach der Abrechnungsperiode werden die Betriebskosten und die über das Jahr hinweg gezahlten Leistungen einander gegenübergestellt. Je nach Ergebnis erhält der Mieter Geld zurück oder muss nachzahlen. Grundvoraussetzung für die Umlegung ist eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag.

Kompetente Hilfe für Mieter und Vermieter zur Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten

Eine Betriebskostenabrechnung weist viele Zahlen und Angaben auf. Wer sich nicht gut mit dem Thema auskennt, hat in der Regel Schwierigkeiten, die Richtigkeit zu überprüfen. Zudem lassen sich nur schwer Vergleiche mit anderen Immobilien ziehen, da die Kosten je nach Bauart eines Hauses sehr unterschiedlich ausfallen. Beispielsweise bei Passivhäusern sind sie laufenden Kosten gering, bei älteren Immobilien meist deutlich höher. Auch für den Vermieter ist die Erstellung keineswegs leicht. Fehler müssen jedoch dringend vermieden werden, da ansonsten die Gefahr besteht, dass er seine Ansprüche gegenüber dem Mieter verliert. Zur Sicherheit sollte man sich vom Experten beraten lassen. Besonders häufig kommt es zu Streitigkeiten zwischen den Parteien, wenn die Abrechnung höher ausfällt, also eine Nachzahlung durch den Mieter fällig wird. Rechtssicherheit kann beidseits erlangt werden, wenn sie durch einen Fachmann überprüft wird.

Fristeinhaltung auf beiden Seiten

Generell haben sowohl der Vermieter als auch der Mieter Fristen nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) einzuhalten. Ersterer muss die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Hält er die Frist nicht ein, erlischt der eventuelle Anspruch auf eine Nachzahlung. Eine Ausnahme besteht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat (§ 556 BGB).

Mietern steht ein volles Jahr zur Überprüfung der Betriebskostenabrechnung zur Verfügung. Sie dürfen in diesem Zeitraum Einsicht in die Originalunterlagen oder entsprechende Kopien verlangen. Falls eine Nachzahlung gefordert wird, ist diese spätestens 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung zu leisten. Besteht Unsicherheit über die Richtigkeit, sollte die Begleichung der angeforderten Summe zunächst unter Vorbehalt erfolgen. Eine Verweigerung ist zu vermeiden, denn sie endet häufig in einem Rechtsstreit.

Vermieterpflichten

Grundsätzlich muss der Vermieter eine vollständige Betriebskostenabrechnung vorlegen. Zu ihrem Inhalt gehören

  • eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • der zugrundeliegende Verteilerschlüssel,
  • der jeweilige Mieteranteil und
  • die abziehbaren Vorauszahlungen.

Darüber hinaus ist er in der Pflicht, eine für den Mieter nachvollziehbare Abrechnung zu erstellen. Sie darf ausschließlich zwölf Monate umfassen. Weder ein kürzerer Zeitabschnitt noch ein längerer ist zugelassen. Unwesentlich ist dabei, von wann bis wann die Monate erfasst werden. D.h., die Betriebskostenabrechnung kann sowohl mit dem 1. Januar eines Jahres als auch in jedem anderen Monat beginnen.

Worauf sollten Mieter insbesondere achten?

Teilweise kommt es vor, dass Nebenkosten in der Abrechnung enthalten sind, die generell nicht umlegbar sind. Dazu zählen die Gebühren für die Rechtsschutzversicherung des Vermieters, die im Gegensatz zur Gebäudeversicherung nicht auf die Mieter verteilt werden dürfen. Einen Unterschied gibt es auch bei Wartungs- und Instandhaltungskosten. Erstere können umgelegt werden, letztere nicht. Zum Beispiel Reparaturkosten muss der Vermieter selbst tragen, es sei denn, der Wohnungsmieter ist für den Schaden verantwortlich. Die regelmäßige Heizanlagenüberprüfung darf wiederum in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein.

Welche Beanstandungshkeimöglicten hat der Mieter?

Mieter können innerhalb eines Jahres Widerspruch einlegen. Hier greift § 556 Abs. 3 BGB:

„Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“

Erfolgt ein Widerspruch, muss der Vermieter ein überarbeitetes Exemplar vorlegen.
Gut zu wissen: Sollte die Nachzahlung am Ende höher ausfallen als zuvor, braucht der Mieter trotzdem nur den niedrigeren Betrag zu zahlen.

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